Zásady ochrany osobních údajů

Vážená klientko, vážený kliente,

dovolte nám Vás informovat o tom, jak v Menzies Aviation (Czech), s.r.o. (dále jen „my“ nebo „naše společnost“) v souvislosti s výkonem naší podnikatelské činnosti zpracováváme a chráníme Vaše osobní údaje.

Smyslem tohoto sdělení je poskytnout Vám informace zejména o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout, kde můžete získat informace o Vašich osobních údajích a jaká jsou Vaše individuální práva v oblasti ochrany osobních údajů. Při zpracování osobních údajů se řídíme obecně závaznými právními předpisy a vnitřním Řádem pro nakládání s osobními údaji. Zpracování osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétní službou a/nebo účelem zpracování.

Seznamte se prosím s obsahem tohoto sdělení s tím, že veškeré Vaše případné dotazy rádi a ochotně zodpovíme v našem sídle na adrese K Letišti 1049/57, 161 00 Praha 6 nebo na firemním e-mailu prg.dpo@menziesaviation.com.

I. Obecné informace

I.1. Zásady zpracování osobních údajů

Při zpracování Vašich osobních údajů ctíme a respektujeme nejvyšší možné standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:

Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem, a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování; zpracováváme pouze přesné osobní údaje klientů a máme zajištěno, že jejich zpracování odpovídá stanoveným účelům a je nezbytné pro naplnění těchto účelů;
Zpracováváme Vaše osobní údaje způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití;
vždy Vás srozumitelně informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o Vašich dalších souvisejících právech, a to prostřednictvím našich webových stránek;
v naší společnosti jsme nastavili a dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům; veškeré osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů.

II. Informace o zpracování osobních údajů

II.1. Informace o správci

Správcem Vašich osobních údajů je naše společnost Menzies Aviation (Czech), s.r.o., se sídlem K Letišti 1049/57, 161 00 Praha 6, IČ 169 48 904, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 2195.

Naše společnost jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je pan Michal Miškovský. Pověřence můžete kontaktovat na e-mailu: prg.dpo@menziesaviation.com.

II.2. Účely zpracovávání a právní základ pro zpracování

II.2.1. Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu

Osobní údaje fyzických osob naše společnost zpracovává z následujících důvodů:

plnění smlouvy – naše společnost je s ohledem na svou podnikatelskou činnost povinna zpracovávat některé osobní údaje, a to zejména pro účely plnění zákonných a smluvních povinností, a bez poskytnutí Vašich osobních údajů bychom Vám své produkty/služby nemohli vůbec poskytnout
zákonná povinnost (např. zákon o účetnictví, zákon o dani z přidané hodnoty, zákon o archivnictví a spisové službě, Nařízení Evropského parlamentu a Rady o společných pravidlech v oblasti civilního letectví před protiprávními činy (č. 300/2008 ve znění Nařízení Komise č. 18/2010), zákona č. 49/1997 Sb., o civilním letectví, v platném znění)
přímý marketing (zasílání informací o službách) vůči zákazníkům a dalším zájemcům
oprávněný zájem správce (zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv naší společnosti, záznamy kamerového systému za účelem ochrany majetku, zdraví osob a zabezpečení civilního letectví před protiprávními činy)

S ohledem na tyto účely naše společnost zpracovává pouze osobní údaje, které jsou uvedeny ve smlouvě nebo které získá od fyzické osoby v průběhu plnění smlouvy. Zpracování osobních údajů fyzické osoby pro účely plnění smlouvy je nezbytným požadavkem pro samotné uzavření smlouvy a poskytnutí plnění z naší strany.

Naše společnost zpracovává osobní údaje dle tohoto článku pouze v režimech, k nimž souhlas fyzické osoby nepotřebuje.

II.2.2. Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem

Jde zpravidla o situace, kdy dobrovolně souhlasíte s tím, abychom zpracovávali Vaše osobní údaje. Na základě Vašeho souhlasu zpracovává naše společnosti Vaše osobní údaje pro účely nabízení pracovního uplatnění či jiného kontaktu s Vámi v této souvislosti. Váš souhlas je platný po dobu 2 let.

II.3. Rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je subjekt osobních údajů (klienti, vlastní zaměstnanci, uchazeči o zaměstnání, zájemci o nabídku služeb, dodavatelé fyzické osoby – OSVČ, zástupci dodavatelů, kteří jsou právnickou osobou apod.) naší společnosti poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu s naší společností, nebo které jsme shromáždili jinak a zpracováváme je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění našich zákonných povinností.

II.4. Zdroje osobních údajů:

přímo od fyzické osoby v rámci uzavření smlouvy, objednávky a poptávky na služby, jednání apod.
přímo od právnické osoby, jejího zástupce, v souvislosti s uzavřením smluvního vztahu
z firemního webu
ze zákonné povinnosti
z kamerového záznamu

II.5. Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování:

adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci fyzické osoby (např. jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště)
údaje umožňující kontakt s fyzickou osobou (kontaktní údaje – např. kontaktní adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace)
ekonomické údaje (např. bankovní spojení – číslo účtu)
další údaje nezbytné pro plnění smlouvy
zákonem požadované osobní údaje
kamerové záznamy za účelem ochrany vlastního majetku a majetku/zboží zákazníků, zdraví osob a zabezpečení civilního letectví před protiprávními činy

II.6. Způsob zpracování osobních údajů

Způsob, kterým naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje, zahrnuje manuální i automatizované zpracování v informačních systémech naší společnosti a ve fyzické podobě.

Vaše osobní údaje zpracovávají především zaměstnanci naší společnosti a v potřebném rozsahu také třetí osoby. Před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi dodržuje sama naše společnost.

II.7. Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje klientů jsou zpřístupněny zejména zaměstnancům naší společnosti v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji klientů, pouze však v rozsahu, který je v tom kterém případě nezbytný a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření.

Vedle toho jsou Vaše osobní údaje předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů klientů naší společnosti, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu se zákonem.

K předávání dochází zejména směrem k:

naší advokátní kanceláři;
poskytovatelům účetních služeb;
poskytovatelům konzultačních, školících a poradenských služeb; a
zpracovatelům, kteří nám poskytují serverové, webové, cloudové a IT služby.

Před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, ve které upravíme zpracování a ochranu osobních údajů tak, aby obsahovala stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi dodržuje sama naše společnost.

II.8. Předávání osobních údajů do zahraničí

Pokud jsou vaše osobní údaje předávány přes hranice námi nebo naším jménem, používáme vhodná bezpečnostní opatření k ochraně vašich osobních údajů v souladu s těmito zásadami ochrany osobních údajů a platnými právními předpisy. Tato bezpečnostní opatření zahrnují souhlas se standardními smluvními doložkami nebo vzorovými smlouvami o předávání osobních údajů mezi přidruženými subjekty společnosti Menzies Aviation a mezi našimi dodavateli a partnery. Tyto smlouvy vyžadují, aby naše přidružené subjekty, dodavatelé a partneři chránili osobní údaje v souladu s platnými zákony o ochraně osobních údajů.

II.9. Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje klientů zpracovává naše společnost pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje likvidujeme. Interně jsme však již ve vztahu k určitým účelům zpracování osobních údajů vyhodnotili obvyklou dobu využitelnosti osobních údajů, při jejímž uplynutí zvlášť pečlivě posuzujeme potřebu zpracovávat příslušné osobní údaje pro daný účel. V té souvislosti zároveň platí, že osobní údaje zpracovávané pro účely:

plnění smlouvy zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu s klientem; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let s výjimkou případů delšího zpracování na základě obecně závazných právních předpisů;
nabízení pracovního uplatnění zpracováváme po dobu maximálně 2 let od ukončení řízení o výběru nového zaměstnance, tj. po dobu trvání platnosti souhlasu uchazeče o zaměstnání;
ochrana práv a právem chráněných zájmů formou kamerových záznamů; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu maximálně třiceti dnů;
evidenci v souvislosti s realizací pracovněprávního vztahu na základě souhlasu po dobu jeho trvání.

II.10. Právo odvolat souhlas

V tomto sdělení jsme Vám objasnili důvody, pro které potřebujeme Vaše osobní údaje a že je pro některé účely smíme zpracovávat jen s Vaším souhlasem. Souhlas se zpracováním svých osobních údajů nejste naší společnosti povinni udělit a zároveň jste oprávněni tento svůj souhlas odvolat. Připomínáme zde, že většinu námi zpracovávaných osobních údajů jsme oprávněni zpracovávat k určitým účelům bez Vašeho souhlasu. Pokud v takovém případě odvoláte svůj souhlas, ukončíme zpracování příslušných osobních údajů k účelům vyžadujícím příslušný souhlas, avšak můžeme být oprávněni, nebo dokonce povinni, tytéž osobní údaje nadále zpracovávat k účelům jiným.

V případě, že si budete přát odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, obraťte se prosím na nás v našem sídle na adrese K Letišti 1049/57, 161 00 Praha 6 nebo na e‑mailu prg.osobniudaje@menziesaviation.com.

II.11. Vaše práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů

Všechna Vaše práva můžete uplatnit v našem sídle na adrese K Letišti 1049/57, 161 00 Praha 6 nebo na e‑mailu prg.osobniudaje@menziesaviation.com s tím, že zároveň můžete podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

II.11.1. Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou náhradu administrativních nákladů.

II.11.2. Právo na opravu znamená, že nás kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

II.11.3. Právo na výmaz znamená, že musíme vymazat Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo (iv) nám to ukládá zákonná povinnost.

II.11.4. Právo na omezení zpracování znamená, že dokud nevyřešíme jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, musíme omezit zpracování Vašich osobních údajů tak, že tyto můžeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

II.11.5. Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely přímého marketingu nebo z důvodu oprávněného zájmu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.

III. Závěrečná ustanovení

III.1. Toto sdělení se vydává na dobu neurčitou a nabývá účinnosti dne 1. 6. 2018. Sdělení bylo aktualizováno v lednu 2024.

III.2. Toto sdělení můžeme kdykoliv změnit formou vydání jeho nového úplného znění; jeho platné znění je uveřejněno na webových stránkách naší společnosti a současně je dostupné v našem sídle.

III.3. Není-li výslovně uvedeno jinak, týkají se veškeré zde uvedené informace též zpracování osobních údajů potenciálních klientů, tj. osob, se kterými jsme doposud nenavázali smluvní vztah, ale jsme s nimi již v kontaktu. Informace zde uvedené se v přiměřeném rozsahu uplatní též na zpracování osobních údajů dalších osob, se kterými je naše společnost přímo ve styku, ačkoliv s nimi nemáme smluvní vztah (např. zástupci právnických osob).